· Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.
· Disminuyen racionalmente el volumen documental.
· Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.
· Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital.
· Señalan la documentación que se deben seleccionar y orientan tan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar.
· Registran los criterios que se deben aplicar en la selección documental.
· Identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe conservarse de la institución.
2. Consulte sobre la organización de fondos acumulados, complicación de información institucional, actos administrativos, marco teórico, normatividad, diagnostico, concepto instructivo.
FONDOS ACUMULADOS:
Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de si vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.
2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y organigramas ( en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de organización).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la estructura Administrativa.
5. Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones ambientales, locativas y materiales del mobiliario.
6. Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro biológico, químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de conservación (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentación.
MARCO TEORICO
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde si producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación i integración a un archivo permanente.
DESCRIPCION DOCUMENTAL:
Fase del trámite archivístico destinada a la elaboración de los documentos de los instrumentos de recuperación de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.
ORDENACION DOCUMENTAL:
Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdos con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán las unidades documentales dentro de las series o loas series dentro de las secciones.
NORMATIVIDAD:
Entre las normas especificas relacionadas con el manejo técnico y administrativo de la documentación durante todo el ciclo vital y particularmente lo atinente a las entidades del estado que se liquiden, fusionen o privaticen se destacan:
Acuerdo 08/95 “Reglamenta la transferencia de la documentación
Histórica de los organismos del orden nacional.
Decreto 998/97 “Reglamenta la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los organismos del orden nacional
al Archivo General de la Nación”.
Decreto 254/00 “Por el cual se expide el régimen de liquidación
de las entidades públicas del orden nacional”.
Ley 594/2000 “Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades
públicas que se supriman o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio
o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial
a la cual hayan estado vinculadas”.
Acuerdo 038/2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000”.
Acuerdo 041/2002 “Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las Entidades que se liquiden, fusionen
o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo”.
Acuerdo 15/2003 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 de 2002”.
Acuerdo 02/2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”.
DIAGNOSTICO:
El diagnostico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicación geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional; datos sobre la plana física donde funciona el archivo: áreas de depósito dentro y fuera del edificio, condiciones ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservación: tipos de deterioro;
Almacenamiento: unidades de conservación (carpetas, A-Z, legajos, tomos, libros, paquetes, costales. entre otros); estado o nivel de organización (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soportes, fechas extremas, volumen documental, del estado de todos estos aspectos es importante dejar registro visual o sonoro.
CONCEPTO INSTRUCTIVO
Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.
En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación:
Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos productores.
Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas.
Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación afectada biológicamente.
En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades:
- Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).
- Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.
- Foliación y retiro del material abrasivo.
- Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y Cajas.
- Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.
3. Consulte sobre la infraestructura física del archivo, características de la documentación, muestreo, tamaño de la muestra.
CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACION.
Las características de la documentación están divididas en dos grupos; uno son los documentos externos y el otro son los documentos internos, los caracteres externos van a referirse principalmente a la apariencia y el formato del documento: la calidad del soporte el tipo de soporte, si es un documento gráfico, si es manuscrito, si es impreso, el color, el tamaño, el contenedor, porque vamos a encontrar que la mayoría de los documentos son almacenados en contenedores. Todo esto son ejemplos de caracteres externos del documento.
Así como hablamos de homogeneidad de contenido sustantivo para referirnos a las series documentales, también se manifiesta la homogeneidad de caracteres externos, dando lugar a lo que se conoce como tipo documental, manifestándose una correspondencia entre serie y tipo documental.
Cada tipo documental posee caracteres externos definidos: así hablamos de impresos, correspondencia, planos, etc., cada uno de los cuales tiene un formato, estructuración espacial de la información dentro del soporte, fórmulas de información determinadas. Por esa razón, los tipos documentales deben ser normalizados en el ámbito de la institución, interviniendo el archivo para tal efecto.
Al referirnos a los caracteres internos, estamos haciendo relación al contenido de información que porta cada documento en sí mismo y lógicamente que si decimos que un tipo documental es reflejo del desarrollo o desenvolvimiento de una actividad específica, la información que va a contener va a ser también específica.
Tomando un organigrama genérico, si por ejemplo consideramos en la estructura institucional un Departamento Contable, el tipo de documentos que vamos a obtener van a ser evidentemente de carácter contable y no van a ser por ejemplo documentos de personal, de no ser así, estaríamos en presencia de una aberración funcional que compete también a la estructura asignada para la institución.
Por lo tanto, cada área de la organización institucional va a producir, una o más series documentales determinadas, en el cumplimiento de sus funciones.
Si bien hay series cuyos tipos documentales son muy específicos de una dependencia o de un área, hay otros que son compartidos, es decir, si bien la información no va a ser exactamente la misma, por la diferencia de orígenes funcionales, pero van a tener un carácter de similitud. Por ejemplo, estamos refiriéndonos a los memorandums, que son documentos que facilitan la circulación de información entre una dependencia por ejemplo, y su nivel inmediato superior.
Tomando un ejemplo, si a un área de la organización la denominamos "Departamento Contable", y a otra la denominamos "Departamento Comercial" o "de Ventas", evidentemente que la información que va a ser canalizada a través de ese tipo documental va a ser diversa, por los orígenes funcionales: en un caso funciones contables y en el otro comerciales. Pero, sin embargo la apariencia y la estructura del mismo van a ser similares y van a tener un fin no igual pero sí similar que es el de comunicar información administrativa.
En lo que hace a cada serie documental, los caracteres internos competen a:
· el origen funcional del documento, es decir, su relación con una función específica;
· el contenido informativo del mismo, vale decir, al objeto del cual trata, considerando categorías de personas, lugares, etc.
Con esos aspectos de los caracteres internos de los documentos, nos acercamos a lo que es el análisis de la relación inherente que hay entre la información de un determinado tipo de documento y lo que es el desenvolvimiento institucional en sí, que no se limita solamente al fuero interno de la institución sino también se producen procesos con el medio externo, lo cual genera un constante intercambio dinámico, que a su vez condiciona tanto al proceso administrativo como a la vía documental y de la información.
MUESTREO.
Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos temáticos, entre otros.
TAMAÑO DE LA MUESTRA:
Desde el punto de vista cuantitativo se debe aplicar la formula estadística que determinara el porcentaje de la población que se tomara como muestra para aplicar el formato de la identificación de asuntos.
Formula estadística:
N= N* p* q* z
D2* (N-1) + p*q*z2
n = cantidad total de unidades del depósito.
p = proporción de unidades desorganizadas que siempre va a tener un valor constante que es igual a 0,5.
q = proporción de unidades organizadas en el depósito que
También constante para el caso es 0,5.
z = es un valor constante igual a 1,9604 y corresponde a la
Desviación de la media de los datos.
d = fracción de error con el que se pasa a trabajar igual a 0,05 que corresponde a un error del 5%.
n = número de unidades seleccionadas para evaluar.
n= N* p*q*z
4. Documéntese sobre el estado físico y nivel de la organización documental, Estado de [0s depósitos, muebles de archivo, sistemas de almacenamiento, tipos de soportes.
ESTADO FISICO DE LA ORGANIZACION DOCUMENTAL
La función archivística funda mental que consiste en el almacenamiento y la protección de los archivos. Específicamente, se refiere a la totalidad de los procesos y operaciones que implica la protección física de los archivos contra los daños o el deterioro y en la restauración o reparación de los documentos dañados o deteriorados. Estos incluyen la de acidificación, la humectación, el aplanamiento, la decoloración, la plastificación, la reconstrucción de folios, la colocación en cajas y la encuadernación. Las unidades d las que se puede presentar un informe se basan en el tipo o forma física de los materiales utilizados:
- Archivos convencionales y cartográficos: Hojas de papel.
Documentos no impresos en papel (por ejemplo »pergamino, vitela, etc.). Volúmenes encuadernados.
- Otros materiales tales como los sellos (adjuntos o no a los documentos), mapas, cintas magnéticas rebobinadas, etc.
Préstamos. La transferencia física provisional de los archivos a locales que se encuentran fuera de la organización de archivos, con fines de referencia o consulta, reproducción, investigación o exposición. Los préstamos "para uso administrativo" se refieren a préstamos que se hacen para prestar asistencia en el manejo de un asunto en curso por cualquier órgano o funcionario de la organización de que forma parte el depósito de archivos. Sólo se solicita el número total de préstamos, sin que se necesaria una clasificación del material por categorías.
Publicación documental. La publicación, sea cual fuere su forma, de textos y otros documentos auténticos, con la descripción apropiada de los mismos y las anotaciones críticas.
Publicaciones. El número de títulos publicados, por textos impresos, en microfilmación o por otros métodos, de los medios de localización y otras publicaciones de que es principal autor la organización de archivos. El total de páginas se refiere al número de páginas de todos los títulos (con exclusión de las copias múltiples).
Inventario. El control de los fondos de un depósito de archivos para garantizar que todas sus unidades se encuentran en su lugar o que se puede dar razón de ellas de otro modo.
Material de bibliotecas. Podría establecerse una distinción, con fines informativos, entre el material adquirido y conservado como referencia en beneficio del personal y de los investigadores y el material adquirido como resultado de responsabilidades de depósito legal. El depósito legal consiste en cualquier estipulación jurídica según la cual las copias gratuitas de todas las obras impresas o publicadas en un país deben conservarse en depósitos específicos en dicho país. .
Medios de localización. Un documento publicado o inédito, que cataloga o describé un cuerpo de archivos y haciendo así que sean más fácilmente accesibles y comprensibles para el usuario. Los medios básicos de localización comprenden guías, inventarios, catálogos, calendarios, listas, índices, índices o registros de localización y, en el caso de los archivos legibles a máquina, documentación logística. A veces recibe el nombre de medios de referencia.
Microformas. Todos los medios utilizados para registrar microimágenes. Sólo las microformas cuya adquisición se ha registrado como parte de los fondos de archivo deberían constar en un informe. Las microformas creadas o adquiridas como parte de los fondos de la biblioteca sólo deberían constar en el capítulo correspondiente. Los fondos de archivo de microformas pueden clasificarse según las categorías siguientes :
- Micropelícula en forma de rollos.
- Microficha y otras microformas.
- Al dar cuenta de las actividades de microflimación en las organizaciones de archivos, debería hacerse constar el número total de exposiciones originales (en millares).
- Al dar cuenta de la copia de microformas, se solicita la producción total de copias positivas y negativas de las microformas existentes.
Ordenación y descripción. Todas las actividades por las que los fondos se someten a un control administrativo e intelectual, incluyendo la organización material de los fondos y la preparación de medios de localización publicados o inéditos (guías, inventarios, catálogos, calendarios, listas, índices, índices/registros .de localización, etc.). Esto no incluye los medios de localización transferidos o adquiridos junto con los documentos y no establecidos por la organización de archivos. Debería hacerse constar el volumen de las diversas categorías de fondos sometidos al control de los medios de localización.
Organización de archivos. Una organización, sea cual fuere su denominación formal, responsable de la administración de archivos, es decir, de documentos no actuales que se conservan debido a su valor de archivo.
5. Indague sobre valoración, formato de tablas de valoración documental, instructivo para el diligenciamiento de la TVD.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razón social de la entidad que produjo los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que produjo la documentación en ejercicio de sus funciones.
HOJA __ . Se numerará cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se registrará el total de hojas de las TVD.
CÓDIGO N°. Se registrará el código que identifica tanto a la oficina productora como el asunto o la serie.
ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como aparece en el inventario.
RETENCIÓN. Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación en la fase de archivo correspondiente.
DISPOSICIÓN FINAL. Debe señalarse para cada asunto o serie la opción correspondiente de disposición final según lo indique el resultado de la valoración, marcándola con una equis (X).
CONSERVACIÓN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenidos informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
ELIMINACIÓN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la cultura.
MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
SELECCIÓN. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. Éste se entiende como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
FIRMAS DE APROBACIÓN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comité de Archivo de la Entidad.
FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.
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